이날 열린 정기총회에서는 2011년도 재읍서면향우회 수입, 지출 및 제반 운영상황에 대한 감사보고와 2011년도 재읍서면향우회 회계 결산보고가 이뤄졌다.

이어 정재종 회장은 “임진년 새해가 시작된지 한달이 되어 간다. 서면 출신의 서울, 부산 향우들도 고향에 대한 많은 관심을 갖고 있는데 현재 읍에 거주하며 모임을 갖고 있는 재읍서면향우회는 도움을 가까이에서 줄 수 있는 현실적인 위치에 있으면서도 최근의 활동은 처음과 달리 미흡했다”며 “그간 공석이었던 남상학구 등에 여성부회장직을 도입하고 모임이 활발히 운영될 수 있도록 더욱 힘쓰겠다. 창립발기인으로 어깨가 무겁다. 열심히 하겠다”고 회원들에게 인사했다.

이어 최채민 군의회 의장, 한호식 군의회 부의장 등의 축사가 있었으며 안건심의로 회칙개정, 임원추대 및 선출에 대한 심의가 이뤄졌다.

회칙 개정의 건은 여성이사제를 폐지하고 학구별 여성부회장제를 신설, 기존의 남성부회장과 새롭게 활동하게 될 여성부회장에게 해당학구 회원 관리 및 회비 수납 등의 역할이 부여 되는 것이다.

이에 대해 심의를 통해 회칙개정의 건은 원안대로 가결했으며 임원 추대 및 선출의 건은 고문으로 위촉될 2명의 회원 중 1명이 이번 정기총회에 참석하지 않아 우선 이번 회의에 참석한 회원에 대한 고문 추대, 부회장 5명, 감사 1명 선출 건을 가결했다.

이어 기타토의에서는 학구별 분기모임에 대한 독려가 있었으며 끝으로 또한 전년도 회의를 통해 선출한 곽갑종 회장이 남은 임기를 수행하지 못할 거 같다며 사퇴의사를 밝혀 임원진 논의를 통해 정재종 회원이 곽 회장의 잔여임기를 수행하기로 했다는 설명을 덧붙이며 이번 정기총회를 마무리 지었다.